Journalisering og aktindsigt

Skatteforvaltningen, som Toldstyrelsen er en del af, er som offentlig myndighed forpligtet til at journalisere (gemme) notater, dokumenter, mailkorrespondancer og andet materiale, som indgår i vores sagsbehandling og forvaltningsvirksomhed i øvrigt. Materialet videregives til Rigsarkivet.

Der kan blive begæret aktindsigt i såvel journaler som andet materiale, og dermed kan vi være forpligtede til at udlevere oplysninger om dig.

Sådan behandler vi journaliserede personoplysninger

  • Hvad er formålet med og hjemlen bag behandling af mine oplysninger?

    Formålet med journaliseringspligten, arkiveringspligten og aktindsigtsreglerne er at sikre dokumentation for og gennemsigtighed omkring offentlige myndigheders arbejde. Toldstyrelsen og de øvrige styrelser i Skatteforvaltningen bruger også journalerne i det daglige arbejde, når det er nødvendigt for vores opgaver.

    Behandling af personoplysninger i relation til journalisering, arkivering og aktindsigt i Toldstyrelsen har hjemmel i:

    • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (almindelige oplysninger)
    • Databeskyttelseslovens § 8, stk. 2, nr. 2 og 3 (strafbare forhold)
    • Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 (cpr-nummer)
    • Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f og g (følsomme oplysninger).
  • Hvilke oplysninger behandler Toldstyrelsen om mig?

    De personoplysninger, som Toldstyrelsen behandler, kan omfatte både borgere, ledelse af eller repræsentanter for virksomheder og enkeltmandsvirksomheder.

    De konkrete personoplysninger, som indgår i Toldstyrelsens arbejde, og som journaliseres og arkiveres, kan være meget forskelligartede og omfatte både almindelige oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og i enkelte tilfælde også følsomme personoplysninger.

  • Hvem bliver mine oplysninger videregivet til?

    Skatteforvaltningens journaler overføres periodisk til Rigsarkivet efter reglerne i arkivloven.

    Hvis Toldstyrelsen eller en anden styrelse i Skatteforvaltningen modtager en begæring om aktindsigt, kan vi være forpligtede til at udlevere oplysninger om dig i forhold til en given sag. Der findes dog en række undtagelser til aktindsigtsreglerne, og du skal derfor ikke være bekymret for, at vi udleverer rent private eller fortrolige oplysninger om dig.

    Læs mere om muligheden for videregivelse til andre myndigheder under Samarbejde med inden- og udenlandske myndigheder

  • Hvornår sletter Toldstyrelsen mine oplysninger?

    Journaliserede oplysninger i Toldstyrelsens sagsbehandlingssystem slettes efter en periode. Perioden varierer, men vil være mellem 20 og 23 år efter udløbet af det år, hvor en given sag er blevet afsluttet.