Møder, arrangementer og brugerundersøgelser

Toldstyrelsen inddrager og vejleder løbende vores interessenter og holder i den forbindelse forskellige arrangementer, møder mv., ligesom vi gennemfører forskellige brugerundersøgelser, evalueringer mv.

For at kunne afvikle arrangementerne og undersøgelserne med din deltagelse, er det nødvendigt for Toldstyrelsen at behandle oplysninger som fx dit navn, kontaktoplysninger og andre oplysninger, der konkret er relevant.

Sådan behandler vi personoplysninger fra møder, arrangementer og brugerundersøgelser

  • Hvad er formålet med og hjemlen bag behandling af mine oplysninger?

    Det er helt frivilligt at tilmelde sig arrangementer og brugerundersøgelser i Toldstyrelsen.

    Når du tilmelder dig et arrangement eller en brugerundersøgelse, giver du samtykke til, at Toldstyrelsen behandler dine oplysninger for at kunne arrangere, afvikle og eventuelt evaluere arrangementet eller brugerundersøgelsen.

    Dine oplysninger vil som udgangspunkt ikke blive brugt til andet, medmindre det følger af omstændighederne i forbindelse med arrangementet eller brugerundersøgelsen, at det er nødvendigt. Det kan fx være, at materiale fra arrangementet eller brugerundersøgelsen er omfattet af den journaliseringspligt, som offentlige myndigheder er underlagt, dvs. at oplysningerne gemmes og sidenhen videregives til Rigsarkivet efter reglerne i arkivloven.

    Behandling af personoplysninger i relation til Toldstyrelsens arrangementer og brugerundersøgelser har hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke) eller artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsudøvelse).

  • Hvilke oplysninger behandler Toldstyrelsen om mig?

    Toldstyrelsen vil almindeligvis kun behandle almindelige oplysninger som fx navn, mailadresse, stillingsbetegnelse, ansættelsessted, kontaktoplysninger og andet, som følger af den konkrete tilmelding eller den konkrete brugerundersøgelse.

  • Hvem bliver mine oplysninger videregivet til?

    I forbindelse med møder og arrangementer bliver dit navn typisk delt med de andre mødedeltagere enten elektronisk eller via deltagerlister og lign. Afhængigt af mødets type, karakter og formål kan andre relevante oplysninger blive delt, fx vil din e-mailadresse typisk være tilgængelig for de øvrige deltagere ved onlinemøder.*

    I forbindelse med brugerundersøgelser og evalueringer vil din besvarelse ikke blive videregivet til andre, med mindre det fremgår utvetydigt af sammenhængen. Besvarelsen vil således almindeligvis kun indgå i udarbejdelsen af et samlet og anonymiseret resultat, med mindre andet fremgår ved tilmelding.*   

    *Hvis materiale fra et arrangement eller en besvarelse fra en brugerundersøgelse med dine oplysninger skal journaliseres, vil det blive videregivet til Rigsarkivet. Læs mere under Journalisering og aktindsigt.

  • Hvornår sletter Toldstyrelsen mine oplysninger?

    Toldstyrelsen sletter løbende materiale fra arrangementer, når det ikke er relevant for at kunne arrangere, holde og eventuelt evaluere mødet. Med mindre andet fremgår ved tilmelding, slettes besvarelser fra brugerundersøgelser, evalueringer mv., når resultat foreligger og brugerundersøgelsen er tilendebragt.

    Journaliseret materiale vil dog være gemt i vores journaliseringssystem i en længere periode. Perioden varierer, men vil være mellem 20 og 23 år efter udløbet af det år, hvor oplysningerne blev gemt. Læs mere under Journalisering og aktindsigt.